Kennisblog (PO/VO/MBO): wanneer en hoe betrek je de medezeggenschap bij het functiehuis?

10 juni 2026

Kennisblog (po/vo/mbo): Wanneer en hoe betrek je als werkgever de P(G)MR/ OR bij het functiehuis?

Als je mij vraagt waar ik in de praktijk veel vragen over krijg, en wat eigenlijk bij iedere bestuurder en HR-adviseur actueel wordt zodra er nieuwe functiebeschrijvingen worden opgesteld, dan is het deze vraag: “Ivo, wanneer en hoe betrek ik de medezeggenschap bij het functiehuis?”

Juist omdat de praktijk zo uiteenloopt, en wet en cao hierin niet altijd even expliciet zijn, geef ik in dit kennisblog de gangbare interpretatie voor het primair onderwijs, het voortgezet onderwijs en het mbo.

Het functiehuis van een onderwijsinstelling is een weergave van de salarissen van medewerkers en de verwachtingen vanuit de werkgever die daarbij horen: werkzaamheden, verantwoordelijkheden, vereiste kennis, enzovoort. Maar wat als er wijzigingen nodig zijn? Dan komt de medezeggenschap in beeld.

De personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad (PO en VO) of de ondernemingsraad (MBO) speelt een rol bij de vaststelling en aanpassing van een functiehuis. In veel gevallen is instemming van de medezeggenschap vereist. In het mbo ligt dit anders: daar is vaker sprake van een adviesroute via de ondernemingsraad.

Zeven vragen uit de praktijk

In de praktijk kom ik (grofweg) zeven vragen tegen, namelijk "hoe ga ik om met:"

1. Nieuwe functiebeschrijving (nieuwe functie in het functiehuis).
2. Nieuwe functiebeschrijving, maar een voorbeeldfunctie (een functie die al elders bestaat en die gebruikt gaat worden).
3. Bestaande functiebeschrijving die zijn herzien, met een gelijke functieweging (geen gevolgen voor salarisschaal of functie-inhoud).
4. Bestaande functiebeschrijving de zijn herzien, met een andere functieweging (leidend tot een hogere of lagere salarisschaal).
5. Bestaande functiebeschrijving met een toegevoegde rolbeschrijving (aanpassing zonder directe gevolgen voor functiewaardering).
6. Bestaande functiebeschrijving die niet langer worden gebruikt (functie verdwijnt uit het functiehuis).
7. Herontwerp of een geheel nieuw functiehuis (een volledige herziening van het functiehuis).

Rol medezeggenschap

De WMS (PO en VO) noemt het functiehuis niet als zodanig, maar geeft het personeelsdeel van de MR instemmingsrecht op beleid rond functiebeloning en functiedifferentiatie. In samenhang met de cao’s wordt dit in de praktijk opgevat als instemmingsrecht op het functiehuis op beleidsniveau. Ook de WOR gebruikt de term functiehuis niet letterlijk. Artikel 27 WOR geeft de OR instemmingsrecht bij vaststelling, wijziging of intrekking van een belonings- of functiewaarderingssysteem, voor zover dit betrekking heeft op alle of een groep werknemers. Daarbij geldt wel een belangrijke beperking: instemming is niet vereist voor zover de materie al inhoudelijk in een cao is geregeld. We moeten dus kijken naar de cao's.

In de cao primair onderwijs wordt gesproken over het functiegebouw: de werkgever en de PGMR stellen jaarlijks het functiegebouw op bestuursniveau vast. Daarbij gaat het om het geheel aan functies naar soort en niveau. Ook is bepaald dat alle functies worden beschreven en gewaardeerd met FUWA PO. Als een nieuwe functie wordt geïntroduceerd, kan de werkgever een proefperiode van maximaal twee jaar hanteren, waarna de functie met de PGMR wordt geëvalueerd en al dan niet definitief wordt vastgesteld.

In de cao voortgezet onderwijs is het functiebouwwerk eveneens verankerd. De cao bepaalt dat de werkgever voor de beschrijving en waardering van functies gebruikmaakt van FUWA-VO. Daarnaast is in het hoofdstuk medezeggenschap opgenomen dat het overleg tussen werkgever en P(G)MR binnen de kaders van de cao op instemming is gericht. Daarbij wordt de invulling van het functiebouwwerk expliciet genoemd. In de praktijk betekent dit dat een nieuwe of gewijzigde functiebeschrijving die gevolgen heeft voor aard of niveau van de functie aan de personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad wordt voorgelegd.

Voor het mbo ligt dit net even iets anders. De cao mbo kent wel bepalingen over functies en functiewaardering: de werkgever beschrijft en waardeert de functies die bij de instelling voorkomen op basis van FUWA-MBO. Ook wordt het functieboek omschreven als het document waarin van elke functie de beschrijving en waardering is opgenomen. De cao mbo bevat echter geen afzonderlijke bepaling die voorschrijft dat een nieuwe functiebeschrijving ter instemming aan de OR moet worden voorgelegd. In het mbo wordt daarom vooral aangesloten bij de WOR. Afhankelijk van de aard en de impact van de wijziging kan sprake zijn van adviesrecht of instemmingsrecht. Bij het toevoegen of wijzigen van functies in het functieboek ligt het in de praktijk voor de hand de OR in ieder geval tijdig te betrekken en, wanneer sprake is van een organisatiewijziging of een wezenlijke wijziging in de verdeling van werkzaamheden, een adviesaanvraag voor te leggen.

Kortom: introduceert de werkgever een nieuwe functie, dan wordt deze in het primair onderwijs en voortgezet onderwijs ter instemming voorgelegd aan de personeelsgeleding van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad. In het mbo ligt, bij gebrek aan een vergelijkbare cao-bepaling, voor de hand dat een nieuwe functiebeschrijving ter advisering aan de ondernemingsraad wordt voorgelegd. Het alleen inbrengen van een plan van aanpak is dus niet voldoende: uiteindelijk gaat het om de functiebeschrijving zelf, inclusief de bijbehorende waardering en positionering binnen het functiehuis.

Vuistregel

Maar hoe zit het bij de andere vragen? Een vuistregel is dat medezeggenschap betrokken moet worden als een functie een andere waardering krijgt of als er via de beschrijving sprake is van een majeure verschuiving in de werkverdeling. Met andere waardering wordt een verandering in salarisschaal bedoeld. Een majeure verschuiving heeft betrekking op werkverdeling aan de organisatiekant van het werk. 

Werkverdeling: organisatie versus individu

Ik leg dit graag verder uit. Bij werkverdeling kunnen twee perspectieven worden onderscheiden:

• Organisatorisch perspectief: Dit betreft de interne processen, zoals de vertegenwoordiging van functies in een directieoverleg, de rolverdeling tussen bestuur, management en schoolleiding en andere verdelingen. Dit raakt de fundamenten van de organisatie, zoals het organogram en bijbehorende afspraken. Bijvoorbeeld: een verandering in de samenstelling van een directie-overleg of een verandering van het organogram.
• Individueel perspectief: Dit gaat over afspraken tussen een leidinggevende en een medewerker over individuele taken binnen een bestaand functieprofiel. Bijvoorbeeld, een teamleider en een docent maken afspraken over werkzaamheden bij de implementatie van een nieuwe ICT-applicatie. Dergelijke afspraken vallen binnen bestaande functiebeschrijvingen en vereisen geen instemming van de medezeggenschap, tenzij ze structurele gevolgen hebben voor het functiehuis.

Administratieve aanpassingen

Soms is het nodig om een functiebeschrijving aan te passen, vooral wanneer deze niet algemeen is opgesteld. Denk aan het corrigeren van een spelfout, het wijzigen van een term of het actualiseren van een applicatienaam. Dit soort kleine administratieve wijzigingen maken deel uit van het reguliere beheer van een functiehuis. Zolang deze aanpassingen geen invloed hebben op de functiewaardering (het niveau van de functie) of het karakter (de aard) van de functie, kunnen ze zonder tussenkomst van de medezeggenschap worden doorgevoerd. De functie zelf blijft immers ongewijzigd en de zwaarte ervan verandert niet.

Is een rolbeschrijving onderdeel van de functie?

Veel scholen kiezen tegenwoordig voor generieke functiebeschrijvingen, waarin taken op hoofdlijnen worden vastgelegd. Dit biedt onder andere als voordeel dat er meer flexibiliteit ontstaat in de werkverdeling. De gedetailleerde uitwerking van taken, soms bestaat die behoefte, wordt dan vastgelegd in rolbeschrijvingen.

De vraag is of een rolbeschrijving een integraal onderdeel van een functie is en dus ter instemming moet worden voorgelegd aan de medezeggenschap. Het onderscheid tussen organisatie en individu is hier leidend:

• Als een rol aan grote groepen medewerkers wordt toebedeeld, beïnvloedt dit de organisatieprocessen en vereist het instemming van de medezeggenschap.
• Als het slechts een specificatie van de taken van een individuele medewerker betreft, dan heeft het het karakter van het een individuele werkafspraak en hoeft het niet ter instemming te worden voorgelegd.

Het herontwerp van een functiehuis

Bij een volledige herziening van het functiehuis is de impact vaak groot, zowel voor de onderwijsorganisatie als voor individuele medewerkers. Functies kunnen anders worden ingedeeld, verantwoordelijkheden kunnen verschuiven en sommige medewerkers kunnen te maken krijgen met een andere functiebeschrijving of een gewijzigde salarisschaal. Ook kan een herzien functiehuis gevolgen hebben voor doorgroeimogelijkheden en de manier waarop werkzaamheden binnen teams of tussen schoolleiding, staf en ondersteuning worden verdeeld.

Daarom is het verstandig om de medezeggenschap niet pas aan het einde van het proces te betrekken, maar al in een vroeg stadium. Zo kan de medezeggenschap meedenken over de opzet van het traject, de communicatie richting medewerkers en signalen uit de achterban tijdig teruggeven.

Transparante communicatie is daarbij belangrijk. Mijn advies is om het functiehuis gedurende het traject meerdere keren onderwerp van gesprek te maken, zodat de medezeggenschap goed wordt meegenomen voordat uiteindelijk om instemming of advies wordt gevraagd.

Tot slot

Het betrekken van de medezeggenschap bij het functiehuis vraagt steeds om een zorgvuldige afweging: wat verandert er precies, wie wordt hierdoor geraakt en welk formeel proces past daarbij? In dit kennisblog heb ik de hoofdlijn geschetst, maar in de praktijk blijft het vaak maatwerk. Wil je hierover verder van gedachten wisselen of een concrete situatie bespreken, dan plan ik graag een gesprek met je in.