Kennisblog (PO/VO/MBO): wanneer en hoe betrek je de medezeggenschap bij het functiehuis?

16 september 2025

Kennisblog (po/vo/mbo): Wanneer en hoe betrek je als werkgever de P(G)MR/ OR bij het functiehuis?

Het functiehuis van een onderwijsinstelling is een weergave van de salarissen van medewerkers en de verwachtingen vanuit de werkgever die daarbij horen: werkzaamheden, verantwoordelijkheden, vereiste kennis, e.d. Maar wat als er wijzigingen nodig zijn? Hier komt de medezeggenschap in beeld. De personeelsgeleding van de medezeggenschap/ OR  speelt een rol bij de vaststelling en aanpassing van een functiehuis. In veel gevallen is instemming van de medezeggenschap vereist (PO en VO). Soms volstaat een adviesvraag (MBO) Klinkt eenvoudig, toch? In de praktijk blijkt het vaak ingewikkelder. Hoe pak je dit aan zonder onnodige bureaucratie, maar met de juiste zorgvuldigheid? Het draait om een balans: houd het proces zo eenvoudig mogelijk, maar maak het niet té simpel.

Functiehuis

De term functiehuis wordt niet expliciet genoemd in de wet. Toch blijkt uit verschillende regelgeving dat medezeggenschap wel betrokken moet worden. Denk aan de Wet Medezeggenschap op Scholen (WMS) voor het primair en voortgezet onderwijs, de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) voor het middelbaar beroepsonderwijs en de relevante cao’s voor deze onderwijssectoren. Maar hoe zorg je ervoor dat dit proces soepel verloopt?

Zeven situaties uit de praktijk

In de praktijk komen grofweg zeven varianten van functiewijzigingen voor:

1. Nieuwe functiebeschrijving (nieuwe functie in het functiehuis).
2. Nieuwe functiebeschrijving, maar een voorbeeldfunctie (een functie die al elders bestaat en die gebruikt gaat worden).
3. Bestaande functiebeschrijving herzien, met gelijke functieweging (geen gevolgen voor salarisschaal of functie-inhoud).
4. Bestaande functiebeschrijving herzien, met andere functieweging (leidend tot een hogere of lagere salarisschaal).
5. Bestaande functiebeschrijving met een toegevoegde rolbeschrijving (aanpassing zonder directe gevolgen voor functiewaardering).
6. Bestaande functiebeschrijving wordt niet langer gebruikt (functie verdwijnt uit het functiehuis).
7. Herontwerp of nieuw functiehuis (een volledige herziening van het functiehuis).

Wanneer en hoe betrek je de P(G)MR?

Een vuistregel is dat medezeggenschap betrokken moet worden als een functie een andere waardering krijgt of als er via de beschrijving sprake is van een majeure verschuiving in de werkverdeling. Met andere waardering wordt een verandering in salarisschaal bedoeld. Een majeure verschuiving heeft betrekking op werkverdeling aan de organisatiekant van het werk.

Werkverdeling: organisatie versus individu

Ik leg dit graag verder uit. Bij werkverdeling kunnen twee perspectieven worden onderscheiden:

• Organisatorisch perspectief: Dit betreft de interne processen, zoals de vertegenwoordiging van functies in een directieoverleg, de rolverdeling tussen bestuur, management en schoolleiding en andere verdelingen. Dit raakt de fundamenten van de organisatie, zoals het organogram en bijbehorende afspraken.
• Individueel perspectief: Dit gaat over afspraken tussen een leidinggevende en een medewerker over individuele taken binnen een bestaand functieprofiel. Bijvoorbeeld, een teamleider en een docent maken afspraken over werkzaamheden bij de implementatie van een nieuwe ICT-applicatie. Dergelijke afspraken vallen binnen bestaande functiebeschrijvingen en vereisen geen instemming van de medezeggenschap, tenzij ze structurele gevolgen hebben voor het functiehuis.

Hoe gebeurt het in de praktijk

Bij wijzigingen in de rolverdeling tussen bestuur, management en schoolleiding moet dit worden vastgelegd in het managementstatuut. Dit statuut vormt (mede) de basis voor functiebeschrijvingen. Een wijziging in functiebeschrijving die voortvloeit uit een veranderde rolverdeling uit het statuut is majeur en vereist instemming van de medezeggenschap.

Administratieve aanpassingen

Soms is het nodig om een functiebeschrijving aan te passen, vooral wanneer deze niet algemeen is opgesteld. Denk aan het corrigeren van een spelfout, het wijzigen van een term of het actualiseren van een applicatienaam. Dit soort kleine administratieve wijzigingen maken deel uit van het reguliere beheer van een functiehuis. Zolang deze aanpassingen geen invloed hebben op de functiewaardering (het niveau van de functie) of het karakter (de aard) van de functie, kunnen ze zonder tussenkomst van de medezeggenschap worden doorgevoerd. De functie zelf blijft immers ongewijzigd en de zwaarte ervan verandert niet.

Is een rolbeschrijving onderdeel van de functie?

Veel scholen kiezen tegenwoordig voor generieke functiebeschrijvingen, waarin taken op hoofdlijnen worden vastgelegd. Dit biedt onder andere als voordeel dat er meer flexibiliteit ontstaat in de werkverdeling. De gedetailleerde uitwerking van taken, soms bestaat die behoefte, wordt dan vastgelegd in rolbeschrijvingen.

De vraag is of een rolbeschrijving een integraal onderdeel van een functie is en dus ter instemming moet worden voorgelegd aan de medezeggenschap. Het onderscheid tussen organisatie en individu is hier leidend:

• Als een rol aan grote groepen medewerkers wordt toebedeeld, beïnvloedt dit de organisatieprocessen en vereist het instemming van de medezeggenschap.
• Als het slechts een specificatie van de taken van een individuele medewerker betreft, dan heeft het het karakter van het een individuele werkafspraak en hoeft het niet ter instemming te worden voorgelegd.

Het herontwerp van een functiehuis

Bij een volledige herziening van het functiehuis is de impact groot, zowel op de organisatie als op individuele medewerkers. Daarom is het verstandig om de medezeggenschap niet pas aan het einde van het proces te betrekken, maar al in een vroeg stadium. Dit stelt hen in staat om mee te denken over de opzet, communicatie en signalen uit de achterban terug te koppelen. Transparante communicatie is de sleutel tot een soepel proces. Als tip wil ik meegeven die lopende het traject meermaals onderwerp van gesprek te laten zijn, voordat de medezeggenschap wordt gevraagd hiermee in te stemmen. 

Tot slot

Dit is een complexe en vrij technische materie voor scholen en ik kan me voorstellen dat dit vragen oproept. Ik heb het een en ander gedeeld in dit blog, maar zeker niet alles. Mocht je behoefte hebben om hierover door te praten, aarzel dan niet om een gesprek in te plannen.