Kennisblog (VO): de verzuimcoördinator met begeleidingstaken

1 december 2025

De rol van verzuimmedewerker of verzuimcoördinator verschuift binnen veel scholen van het registreren en (administratief) coördineren van het leerlingverzuim naar de begeleiding, waarbij zij actief meedenken, doorvragen en daarmee het gedrag van leerlingen positief beïnvloeden. Omdat deze taken verder gaan dan de administratie is het verstandig dat scholen bekijken of deze functie en beloning nog passen bij het werk dat deze collega's in de praktijk doen. 

Verbreding en verzwaring

Een leerling in het voortgezet onderwijs die steeds vaker te laat komt. Of een leerling die zegt dat alles goed gaat, maar toch opvallend vaak afwezig is. Hoe ga je daar als school mee om? Hoe zorg je ervoor dat ze niet onder de radar vallen, maar net dat zetje extra voelen zodat ze op school zijn. In veel gevallen komt dan als eerste de verzuimmedewerker in beeld. Waar hun werk voorheen vooral draaide om een zorgvuldige registratie van de afwezigheid wordt in toenemende mate verwacht dat deze medewerkers een luisterend oor bieden, doorvragen en actief meedenken. Ook zijn zij regelmatig aanwezig in speciale voorziening voor leerlingen die wat extra aandacht nodig hebben, zoals een time out (of time inn). Zij bieden dan wat extra's in de vorm van een luisterend oor, opvang en extra begeleiding.

Deze combinatie van verzuimadministratie en, ik noem het maar, "eerstelijns begeleiding" vraagt daarmee om een andere blik op deze functie die zich zowel heeft verbreed als verzwaard.

Van registratie naar begeleiding

Waar de verzuimmedewerker voorheen vooral registreerde wordt nu verwacht dat deze medewerker ook in gesprek gaat met leerlingen. Denk aan vragen als:

• Hoe gaat het met je?
• Hoe voel je je op school?
• Wat maakt dat je afwezig was?
• Waarom is op tijd komen lastig?
• Hoe ervaar je de lessen en het contact met docenten?
• Speelt er iets buiten school dat invloed heeft op je aanwezigheid?

Door dit soort gesprekken zijn zij actief betrokken bij het positief beïnvloeden van gedrag en daarmee bij het begeleiden van leerlingen en studenten.

Het zijn collega's die beschikken over veel mensenkennis, vaak ook zelf vader of moeder zijn, maar misschien niet beschikken over een theoretische opleidingsachtergrond als onderwijsassistent of in de begeleiding.

Daarnaast nemen zij soms deel aan gesprekken met Leerplicht. Zij hebben een rol in de ondersteuningsstructuur en denken actief mee over passende begeleiding voor leerlingen. Soms stellen zij samen met leerlingen of studenten plannen op, bijvoorbeeld over aanwezigheid of het versterken van sociale en studievaardigheden. De mentor kijkt mee, maar staat (meer) op afstand. Evenzo de ondersteuningscoördinator. Zij dragen zorg voor de meer complexe ondersteuningsvragen. Het zijn collega's die beschikken over veel mensenkennis, vaak ook zelf vader of moeder zijn, maar misschien niet beschikken over een theoretische opleidingsachtergrond als onderwijsassistent of in de begeleiding.

Eerstelijns begeleiding: meer dan administreren

Deze taken gaan dus verder dan het zorgen voor een juiste en volledige registratie van het leerlingverzuim. Een administratieve functie is voor hen met deze extra taken minder passend: deze collega’s signaleren wat er speelt, helpen leerlingen op weg en luisteren naar hun zorgen. Hun inzicht in de leefwereld van jongeren kan het verschil maken tussen thuisblijven en toch komen. Hun zichtbaarheid en betrokkenheid worden door leerlingen en collega’s vaak erg gewaardeerd.

Toch vallen deze medewerkers soms tussen wal en schip. Hun werk gaat verder dan een administratieve functie (doorgaans schaal 5), maar de zwaarte van de functie sluit daar niet altijd op aan. Tegelijkertijd vallen zij vaak niet binnen de hogere functieniveaus van onderwijsbegeleiding waarvoor een hbo achtergrond en theoretische basis nodig zijn. Deze starten doorgaans in schaal 8.

Een nieuwe functiereeks: medewerker begeleiding A en B

Om dit gat te dichten heb ik twee voorbeeldfuncties opgesteld: medewerker begeleiding A (schaal 6) en medewerker begeleiding B (schaal 7).

Medewerker begeleiding A ondersteunt onderwijsteams met praktische begeleiding gericht op welzijn, studievaardigheden en motivatie. Deze medewerker signaleert problemen zoals pestgedrag of leerproblemen en verwijst door naar mentoren of zorgcoördinatoren. Ook coördineert hij of zij praktische taken en beheert administraties die bijdragen aan het leerproces.

Medewerker begeleiding B doet alles wat medewerker A ook doet, maar werkt zelfstandiger en draagt meer verantwoordelijkheid. Deze medewerker stelt begeleidingsplannen op, legt die vast in het leerlingvolgsysteem en denkt actief mee over verbeteringen in de begeleiding. Daarnaast speelt deze collega een rol in projecten en vormt hij of zij een schakel tussen leerlingen, docenten en externe specialisten.

Tijd voor heroverweging

Sluiten de taken van verzuimmedewerkers en verzuimcoördinatoren nog aan op wat er in de praktijk van hen wordt gevraagd? En is daarmee hun beloning wel in lijn met hun veranderende verantwoordelijkheid? Ben je schoolleider in het VO of HR adviseur, dan is mijn advies om dit eens goed te bekijken.

Benieuwd naar de volledige functiebeschrijvingen? Je vindt ze via deze link.